Onze interne werking

Juridische dienst uit de startblokken

De overgang naar een nieuw organisatiemodel heeft in april 2025 geleid tot ingrijpende wijzigingen, ook op het gebied van de juridische ondersteuning binnen onze organisatie. Waar juridische expertise voorheen verspreid was over verschillende afdelingen, is die in de nieuwe structuur gebundeld binnen de afdeling ARC. Deze omvangrijke transitie gaat gepaard met interne verschuivingen en grote uitdagingen.

Start van een groeiproces

De centrale juridische dienst is gebouwd op de ambitie om kennis en expertise samen te brengen. Juristen die vroeger in duidelijk afgebakende vakgebieden werkten, maken nu deel uit van één geïntegreerde dienst.

Deze transitie is echter geen eenvoudige oefening. De voormalige juridische structuur werd namelijk bepaald door historische afbakeningen en inhoudelijke specialisaties. Daardoor hadden juristen vaak weinig zicht op de werkgebieden van hun collega’s. De verandering vraagt dan ook tijd, zowel om nieuwe werkmethodes uit te bouwen als om wederzijds inzicht in elkaars domeinen te ontwikkelen.

Veel juristen zijn genoodzaakt om hun juridische basiskennis verder uit te breiden. Sommigen vinden dat verrijkend, anderen hebben meer moeite om een nieuw domein onder de knie te krijgen. Digitale structuren zoals gescheiden servers en mailboxen tonen aan dat de geïntegreerde juridische dienst nog volop in opbouw is. Tegelijkertijd groeit de waardering voor elkaars expertise en ontstaat er stilaan een beter beeld van wat er elders in de organisatie leeft.

Impact op overheidsopdrachten

Hoewel alle betrokken directies (FIN, HRM, CoSI en ARC) de gevolgen van de hervorming voelen, is de impact duidelijk het grootst in het domein van de overheidsopdrachten. Historisch gezien viel de juridische ondersteuning voor overheidsopdrachten onder de directie FIN, waar de volledige dienst overheidsopdrachten was ondergebracht. Vroeger was dus één geïntegreerd (juridisch) team onder FIN verantwoordelijk voor het volledige spectrum aan overheidsopdrachten, maar nu is dat domein verdeeld over twee afdelingen. Een deel van de activiteiten, het meer operationele aspect met een sterk administratief-technisch karakter blijft ondergebracht bij Facility binnen FIN. Het andere deel, met name het geven van juridisch advies bij overheidsopdrachten (zowel bij het lanceren, voorbereiden, opvolgen en beheren van overheidsopdrachten), is overgeheveld naar de centrale juridische dienst binnen ARC.

Deze verandering vergt duidelijke afspraken, nieuwe overlegmechanismen, een bijzonder goede afstemming en duidelijke wederkerige informatie-uitwisseling om tot een coherent geheel te komen. Het is dan ook logisch dat de overgang op dit gebied bijzonder voelbaar is: juristen die hun vertrouwde werkwijze hadden, moeten nu schakelen tussen nieuwe collega’s, andere processen en een interne herpositionering van hun vakgebied.

Tussen solidariteit en structurele afstemming

In de eerste maanden van de nieuwe structuur heeft de juridische dienst vooral interne solidariteit getoond. Door de personeelsdruk en de vereiste continuïteit springen collega’s regelmatig bij in dossiers buiten hun oorspronkelijke expertise. De samenwerking is waardevol en wijst op een sterk engagement binnen het team. Toch is er nog geen sprake van een volwaardige “kruisbestuiving”. Een echte inhoudelijke samenwerking, met gedeelde processen en structurele kennisuitwisseling, staat nog in de steigers. En dat is niet verwonderlijk: nieuwe verbindingen leggen vraagt tijd, zeker wanneer de materie, de achtergrond en de werkwijzen sterk uiteenlopen.

Van overgang naar stabiliteit

Onze nieuwe juridische dienst is duidelijk nog in opbouw. De fundamenten zijn gelegd, maar we moeten nog verder investeren in overleg, kennisdeling en interne afstemming – zeker binnen het uitdagende domein van de overheidsopdrachten.

Bijna een jaar nadat de eengemaakte juridische dienst in werking is getreden, stellen we vast dat het nieuwe organisatiemodel verrijkend kan zijn en bijdraagt aan meer kennis en begrip voor wat elders in de organisatie gebeurt. Zo hebben juristen de mogelijkheid om te overleggen met collega’s die dezelfde materie kennen, verschillende standpunten te bekijken bij het formuleren van het standpunt van de HVW, hun takenpakket uit te breiden en de juridische functie sterk te positioneren binnen de HVW. Op die manier kan de dienst de komende jaren het verschil maken.

Deze voordelen komen echter niet vanzelf, ze vragen om een doordachte werkverdeling. Alle juristen moeten in de eerste plaats kunnen werken in een domein dat aansluit bij hun eigen interesses en ervaring, maar ze moeten tegelijk ook beschikken over een algemene basiskennis van de andere vakgebieden. Dat vereist inspanningen op het vlak van opleiding, zowel bij het management als bij de individuele juristen. Daarnaast moet de samenwerking met de afdelingen FIN, Facility en HRM verder worden uitgebouwd. Gelukkig verloopt de afstemming rond taakverdeling vlot en constructief.