Onze kantoren

In 2025 werden er 916 technische interventies uitgevoerd door ons interne team en door externe firma’s in meer dan 30 kantoren en op het hoofdbestuur.

Interventies door ons interne team

426 kleine onderhoudswerken (verhuis, deuren, wc, lampen…)

We hebben opnieuw een beroep kunnen doen op ons eigen team om verschillende werken aan onze gebouwen uit te voeren. Enkele voorbeelden:

• Inboedel verhuizen
• Archieven opruimen en sorteren (vooral in Brussel)
• Loketten inrichten en ergonomische aanpassingen voorzien
• Herstellingen uitvoeren (aan toiletten, bellen, gootstenen, deuren, radiatoren…)
• Schilderwerken
• Verlichting vervangen door ledverlichting
• Inboedel leveren en installeren (bureaus, tafels, stoelen, vaatwassers, koelkasten…)
• Sloten vervangen of installeren
• Akoestische panelen plaatsen
• Lokalen schoonmaken
• Gebouwen leeghalen
• Beveiligingscamera’s installeren en infoschermen plaatsen in de wachtzalen

Interventies door externe firma’s

490 kleine onderhoudswerken (veiligheid, hygiëne, comfort…)

Ook externe firma’s hebben doorheen het jaar verschillende werken uitgevoerd:

• Akoestische panelen installeren in Eupen en Namen
• Installaties voor elektriciteit, verwarming, brandbestrijding en gas- en branddetectie-installaties onderhouden en herstellen
• Verwarmingsketel vervangen in Namen
• Parking opnieuw aanleggen in Neerpelt
• Nieuwe vloeren voorzien in de refter en het archief in Eupen
• Nieuwe raamstickers geplaatst in Oostende
• Garagepoorten en draaideuren herstellen in Luik en Antwerpen
• Deurintercoms installeren in Bergen
• Luik vervangen in Gent
• Compartimenteringswerken voorzetten op het hoofdbestuur
• Twee dakkoepels vervangen in Namen
• Inboedel verhuizen vanuit Oudenaarde
• Deuren herstellen in Gent, Turnhout, Hoei en Antwerpen
• Tuinonderhoud in Neerpelt en Verviers
• Energieaudits in Oostende, Zottegem, Gent en Turnhout

Energieaudits via het Vlaams Energiebedrijf

Om de federale doelstelling van een energieneutraal vastgoedpatrimonium tegen 2040 te halen, liet de HVW via het Vlaams Energiebedrijf (VEB) energieaudits uitvoeren in een aantal kantoorgebouwen.

Elke audit analyseert het gebouw grondig en formuleert concrete maatregelen, gerangschikt naar prioriteit en terugverdientijd. Een eerste reeks maatregelen levert snel resultaat tegen beperkte investering: denk aan kloksturing van boilers, energiemonitoring en sensibiliseringscampagnes. Vervolgens worden structurele ingrepen aan de gebouwschil in kaart gebracht: het isoleren van daken en gevels en het vervangen van ramen en schrijnwerk verminderen de warmtevraag aanzienlijk. Pas daarna wordt de verwarmingsinstallatie aangepakt, met als voornaamste aanbeveling de vervanging van gasketels door warmtepompen. Ook de mogelijkheden voor fotovoltaïsche zonnepanelen en maatregelen zoals relighting worden meegenomen.

De auditresultaten bieden de HVW een gefundeerde basis om investeringen planmatig en kostenefficiënt te prioriteren, in functie van de energietransitie die ons allemaal aanbelangt.

Maarten Panis – FIN

In het kader van de preventiemaatregelen inzake agressiebeheersing, hebben we camerabewaking voorzien in de publiek toegankelijke delen van onze uitbetalingsbureaus. Momenteel zijn er camera’s geïnstalleerd in meer dan de helft van de kantoren. In de loop van 2026 zou elk kantoor voorzien moeten zijn van camera’s.

Waarom camera’s?

De opzet is tweeledig:

• De camera’s dienen als afschrikmiddel om potentiële agressie van burgers-klanten te voorkomen.
• De videobeelden kunnen dienen als bewijsmateriaal na agressie-incidenten.

Gezamenlijk werk

De installatie wordt volledig intern uitgevoerd:

• De dienst Gebouwen staat in voor de plaatsing van camera’s, netwerkkabels en recorders.
• De dienst ICT Infra zorgt voor de programmatie van de recorders en de camerasoftware.
• De dienst Preventie is verantwoordelijk voor het project, beheert de beelden en coördineert tussen beide voorgaande diensten.

Eenduidige procedure

Enkel onze preventiedienst en de DPO hebben toegang tot de camerabeelden. Zodra er een (ernstig) incident wordt gemeld in het register voor feiten van derden, mogen ze via een strikt te volgen procedure worden geraadpleegd. De beelden worden vervolgens ter beschikking gesteld aan de teamleader en die zal klacht neerleggen bij de politie. Als er een misdrijf werd vastgelegd door een camera, kunnen de beelden worden gebruikt om de feiten te ondersteunen en als bewijs dienen in een rechtszaak. Zo kan veiligheid primeren voor onze klanten en medewerkers.

Pieter Brion – Preventie

Toen BelNet in 2023 een raamovereenkomst sloot voor de WAN-connectiviteit van de federale overheidsdiensten, heeft de HVW zich opgegeven als potentiële afnemer. Ons vorige contract liep begin 2026 af, dus we konden terugvallen op die overeenkomst.

Onderlinge samenwerkingen

Na een eerste contact met BelNet over de volgende stappen, de bespreking van onze behoeften en de kosten voor de installatie van een kabel in elk kantoor, ging begin januari 2025 de bestelbon de deur uit.

De dienst Gebouwen kreeg de opdracht om de nodige toestemmingen te krijgen vooraleer de kabel in de kantoren werd geïnstalleerd. Naast de kabel moest ook een antenne worden geïnstalleerd aangezien er ook een back-up via 4G was voorzien. Afhankelijk van de signaalsterkte werd de antenne soms op een buitenmuur geplaatst, wat in het geval van een mede-eigendom de goedkeuring van de syndicus vereiste.

Het management van ORG stelde per kantoor een contactpersoon aan die de nodige info ontving en mits de nodige ondersteuning kon helpen bij de migratie. Verder werd er een planning opgesteld waarbij zoveel mogelijk rekening werd gehouden met de dagen waarop de kantoren niet toegankelijk waren om de hinder voor de klanten te beperken.

Vervroegde migraties

Ons doel was om alle kantoren te migreren in januari 2026, maar er waren een paar uitzonderingen: de uitbetalingsbureaus van Zottegem, Mol en Roeselare.

Het kantoor van Zottegem bleek een prioriteit te zijn aangezien de Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (HZIV) gebruik wou maken van dezelfde locatie, maar het aanwezige netwerk nog moest worden aangepast. Dat was legaal enkel mogelijk via de raamovereenkomst van BelNet. Zottegem migreerde dus als eerste in juni 2025. De kantoren van Mol en Roeselare zaten in een verhuistraject en dienden dus ook vroeger aan bod te komen. Zo migreerde Mol met succes in september 2025 dankzij de ervaring die in Zottegem was opgedaan.

Een geslaagde migratie

Het hoofdbestuur en de overige kantoren stonden gepland voor januari 2026. Ondanks enkele tegenslagen en wijzigingen in de planning, is de migratie naar de nieuwe provider tot een goed einde gebracht.

“Ontzettend bedankt aan de collega’s van de dienst Gebouwen, het management van ORG, de contactpersonen in de kantoren en de mensen van de datacenters van Smals om samen met ons de migratie naar een nieuwe provider tot een succes maken. De projectmanager van onze nieuwe provider vertelde me in een meeting zelden zo’n vlotte migratie te hebben meegemaakt, dat wil toch wel iets zeggen.”

Franky Deblanc – ICT