Onze medewerkers
Een integere organisatie waarborgen
Integriteit is de hoeksteen van een betrouwbare organisatie en vormt het fundament voor effectieve interne controle en interne audit. Het gaat hierbij om het creëren van een cultuur en structuur waarin eerlijk, ethisch en betrouwbaar handelen de norm is. Het naleven van regels en morele bewustwording zijn essentieel voor het beheersen van risico’s en het beschermen van de organisatie.
Integriteit
De HVW heeft haar integriteitsbeleid verder ontwikkeld en geoptimaliseerd in 2025 om een sterke ethische basis te verzekeren. We hebben niet alleen de bestaande richtlijnen herbekeken, maar ze ook aangepast aan de actuele wetgeving en risico’s. Verder hebben we integriteit laten opnemen in het opleidingsplan en heeft onze integriteitscoördinator gewerkt aan een interne opleiding over integriteit binnen de context van de HVW. Bovendien heeft de directie de kans gekregen om een workshop rond integriteit te volgen bij de FOD WASO, in de vorm van een intervisie en een escape game rond de federale waarden.
In de interne omzendbrieven naar onze medewerkers hebben we de aandacht gevestigd op het belang van integriteit in het dagelijkse functioneren van de organisatie, waaronder het aanvaarden van cadeaus. We lichtten toe waarom integriteit essentieel is, wat onder een integriteitsschending wordt verstaan en hoe medewerkers hiermee correct kunnen omgaan (en welke procedure ze dienen te volgen).
Interne controle
Op het vlak van interne controle heeft de HVW verder gewerkt aan procesbeschrijvingen, risicoanalyses van de verschillende afdelingen en een strategische risicoanalyse. Zo beoogden we enerzijds het proceslandschap van de HVW te documenteren en anderzijds te komen tot een algemeen en samenhangend risicoregister voor de organisatie. Door processen systematisch in kaart te brengen, kunnen we potentiële risico’s beter identificeren en beoordelen.
Daarnaast heeft de Staff het Risk Appetite Statement van de HVW gevalideerd, zodat duidelijk is welke risico’s aanvaardbaar zijn in functie van de strategische doelstellingen. Dat document vormt een belangrijk referentiekader voor toekomstige beslissingen en evaluaties, zoals de naderende certificering van onze jaarrekeningen door het Rekenhof.
We hebben ook de interne en externe aanbevelingen (Bedrijfsrevisor, Interne Audit, Rekenhof, RVA) gecentraliseerd in een SharePointlijst, waarin de betrokken proceseigenaren op elk moment hun feedback kunnen geven.
Interne audit
Tot slot hebben we sterk ingezet op interne audit als onafhankelijk en objectief instrument voor evaluatie en continue verbetering van onze werking. Er werden doorheen het jaar drie audits uitgevoerd:
- De eerste audit richtte zich op digitale disruptie, nieuwe technologieën en artificiële intelligentie, met aandacht voor zowel opportuniteiten als risico’s voor de HVW.
- De tweede audit had betrekking op de payrollprocessen, om de correctheid, efficiëntie en naleving van betalingen (van de salarissen) te beoordelen.
- De derde audit focuste op de impact en implementatie van de nieuwe Europese digitale wetgeving.
Uit deze audits hebben we waardevolle aanbevelingen kunnen halen om een toekomstgerichte en mature organisatie te ondersteunen.
Leen Bokken – CoSI
Michiel Willaert en Thierry Leruite – Interne Audit
