Onze klanten

 

Project jeugdvakantie: toegang tot rechten verbeteren, betalingen moderniseren en kwaliteit van dienstverlening aan jongeren verbeteren

“Wacht even! Ben je een jonge werknemer en ken je jeugdvakantie nog niet?”

Veel jongeren lopen hun recht op jeugdvakantie mis, gewoonweg omdat ze er nog nooit van gehoord hebben. Uit die vaststelling is ons project “Jeugdvakantie” ontstaan.

Dit niet-opnemen van rechten vormt een echte uitdaging voor de HVW. Wat als we nu eens beter zouden luisteren naar de verwachtingen van deze specifieke doelgroep, die vaak voor het eerst in contact komt met een uitbetalingsinstelling?

Een positieve eerste ervaring verandert alles

Het project rond jeugdvakantie is een concreet voorbeeld van het vermogen van de HVW om de diensten te laten evolueren via een strategie gericht op doelgroepen, zowel vanuit het oogpunt van de burgers als van de interne teams.

We hebben ons gemobiliseerd rond één gemeenschappelijk doel: jongeren beter informeren via de juiste kanalen, de kwaliteit van de verwerking van hun dossiers verbeteren en de betalingstermijnen inkorten. Zo beogen we hen een positieve eerste ervaring te bieden en hun zelfvertrouwen te versterken. Begin 2025 hebben we die ambitie geformaliseerd in een projectmandaat.

 

 

 

 

 

Weer een stap dichter bij de automatisering van de betalingen

Een van de belangrijkste resultaten van het project is de gedeeltelijke automatisering van de uitbetaling van de jeugdvakantiedossiers (WECH510). Dit project diende als proeftuin om de architectuur van de automatische betalingen te herbekijken en schaalbaarder te maken.

Ons bestaande automatiseringssysteem berustte tot dusver voornamelijk op de ontvangst van een document als trigger. In 2025 hebben we een nieuwe event-driven benadering ontwikkeld, waarbij het systeem reageert op verschillende werkgerelateerde gebeurtenissen gedurende de levenscyclus van een dossier. Afhankelijk van de omstandigheden kunnen die gebeurtenissen automatisch een betaling op gang brengen of een gericht bericht genereren om ontbrekende documenten op te vragen.

We hebben ook bijzondere aandacht besteed aan de transparantie van de controles: gebruikers kunnen de criteria die het systeem toepast voor elk dossier voortaan raadplegen. Geen black box meer, maar volledige zichtbaarheid van geautomatiseerde beslissingen. Je ziet wat de machine doet! Die aanpak biedt een echte meerwaarde voor toekomstige automatiseringen, zoals die van de tijdelijke werkloosheid.

 

 

 

 

“Geen black box meer, maar volledige zichtbaarheid van geautomatiseerde beslissingen. Je ziet wat de machine doet!”

 

Een collectieve inspanning die werkt

Naast de technische aspecten heeft het project “Jeugdvakantie” zich ontwikkeld tot een echt multifunctioneel project waarbij vier afdelingen betrokken zijn. We hebben het project uitgevoerd in een beperkende context, met veel parallelle prioriteiten en beperkte middelen.

Dankzij een strikte projectmethodologie en echt teamwerk hebben we in amper zes maanden tijd vooruitgang geboekt op vijf gebieden:

  • optimalisering van interne procedures;
  • opleiding van medewerkers;
  • informatie voor jongeren;
  • opvolging van kwaliteit en termijnen;
  • automatisering van processen.

Doelstelling bereikt

Het doel was ook om informatie te bieden via kanalen die toegankelijk zijn voor jongeren, onder meer sociale media. De resultaten hebben onze verwachtingen overtroffen: maar liefst 65% van de mensen die onze publicaties te zien kregen, volgden de pagina’s van de HVW niet. Dat percentage toont aan hoe groot het bereik van deze specifieke campagne was. Daarnaast maakten we via de campagne reclame voor de eerste online infosessie met vier jonge ambassadeurs uit de uitbetalingsbureaus.

 

 

De gecombineerde effecten van gestandaardiseerde procedures, regionalisering van verwerking, opleidingen en communicatie naar kantoren zijn vandaag duidelijk meetbaar. In één jaar tijd is:

  • het aandeel onvolledige dossiers (C51) voor aanvragen rond jeugdvakantie gedaald van 6,37% naar 1,47%, een duidelijke verbetering van de kwaliteit van de toelaatbaarheid;
  • de verwerkingstijd van online aanvragen gehalveerd;
  • de verwerkingstijd van papieren aanvragen teruggebracht tot een achtste van de vroegere verwerkingstijd;
  • de gemiddelde verwerkingstijd van WECH510-betalingen eveneens teruggebracht tot een achtste van de vroegere verwerkingstijd.

 

Deze resultaten tonen aan dat de HVW erin slaagt haar dienstverlening te laten evolueren rond een gezamenlijke visie. En hoewel het project in januari 2026 is afgerond, blijft de HVW streven naar voortdurende verbetering om beter te voldoen aan de verwachtingen van de doelgroepen.

Marine Roger – CoSI
Amedeo Cedrone – ORG
Octave Ruzindanamanzi – ICT

 
 
Marine Roger
 
Amedeo Cedrone
 
Octave Ruzindanamanzi

“Ik heb me aangemeld als vrijwilliger voor een online informatiesessie over jeugdvakantie om dit recht, waar nog te veel jongeren niet van op de hoogte zijn, meer bekendheid te geven. Ik vind het belangrijk dat onze organisatie meer zichtbaarheid krijgt op nationaal niveau, onder meer door jeugdvakantie te promoten. Het zou zinvol zijn om in de toekomst regelmatig infosessies te organiseren en onze aanwezigheid op evenementen zoals SID-ins te versterken.”

Louis Bernaerts – HVW Luik

 

 

“De presentatie was duidelijk en hielp ons echt om alle details te begrijpen. Ik vond het vooral goed dat ik al mijn vragen kon stellen, want het is niet zo gemakkelijk om zelf op de website alle antwoorden voor jouw specifieke situatie te vinden. De sprekers speelden goed in op het publiek en veel dingen werden meteen helder omdat we rechtstreeks met hen konden praten.”

“De informatie die werd gegeven was erg duidelijk. Wat ik vooral positief en nuttig vond, was dat we op het einde de kans kregen om vragen te stellen. Ik denk dat zulke presentaties van groot belang zijn aangezien niet veel mensen jeugdvakantie kennen.”

Jongeren na de informatiesessie

“Het kantoor van Doornik heeft zich aangeboden als ambassadeur voor de regio Henegouwen, met de bedoeling om dossiers efficiënt te behandelen en burgers-klanten snel te betalen.

Het lijkt me zinvol om het project meer onder de aandacht te brengen van scholen en organisaties zoals Forem en Actiris. Deze dynamiek zou ook kunnen worden uitgebreid naar andere specifieke regelingen, zoals de plannen rond Impulsion.”

Stéphanie de Meyer – HVW Doornik