Onze klanten

 

Project Regionale samenwerking: een uitrol die alle verwachtingen waarmaakt

In 2024 heeft de HVW de strategische beslissing genomen om haar verschillende kantoren te bundelen tot regionale entiteiten. Het doel?

  • Meer flexibiliteit in het verdelen van taken en middelen
  • Efficiëntieverbetering door beter afgestemde processen
  • Betere samenwerking tussen de kantoren
  • Uniformiteit in werkwijzen en -procedures

In 2025 hebben we grote stappen gezet in de implementatie van deze regionale entiteiten.

Van proefproject tot uitrol

Na de overtuigende resultaten van het proefproject in Oost-Vlaanderen in 2024, hebben we de regeling uitgebreid naar alle andere regio’s. We werken dus voortaan met acht regionale entiteiten:

 

In Vlaanderen:

  • Regio Oost-Vlaanderen (UB’s van Gent, Aalst en Sint-Niklaas)
  • Regio West-Vlaanderen (UB’s van Brugge, Oostende, Kortrijk en Roeselare)
  • Regio Leuven/Limburg (UB’s van Leuven, Hasselt, Tongeren en Pelt)

In Wallonië:

  • Regio Zuid-Wallonië (UB’s van Namen, Aarlen en Charleroi)
  • Regio Waals-Brabant (UB’s van Waver en Nijvel)
  • Regio Henegouwen (UB’s van La Louvière, Bergen, Doornik en Moeskroen)
  • Regio Luik (UB’s van Luik, Hoei, Verviers en Eupen)

In Brussel:

  • Regio Brussels Hoofdstedelijk Gewest (UB Brussel)

 

 

Verder denken dan je eigen kantoor

Vanaf begin maart hebben we vergaderingen met de kantoorverantwoordelijken van elke regio georganiseerd om de basis te leggen voor onze nieuwe werking. Die bijeenkomsten vormden het concrete begin van een versterkte samenwerking. Voor velen betekende het ook een verandering van perspectief: van een logica gericht op het eigen kantoor naar een meer globale regionale visie.

Dialoog over uiteenlopende onderwerpen

Na de eerste besprekingen zijn de verschillende teams in elke regio bijeengekomen in werkgroepen. Tijdens die werkgroepen behandelden we allerlei onderwerpen: front office, back office, betaling, verificatie… We vonden het belangrijk om de verschillende teams te betrekken bij elke fase van de opbouw van de regionale werking.

Eenmaal de bestaande werkmethoden in kaart waren gebracht, kwamen we tot een duidelijke vaststelling: elk kantoor had zijn eigen, soms zeer uiteenlopende gewoonten en procedures ontwikkeld. Het doel was dan ook om eerst samen een gemeenschappelijke organisatie- en communicatiemethode te bepalen om het werk zo efficiënt en aangenaam mogelijk te maken. Over sommige punten bereikten we snel een akkoord, terwijl we voor andere punten nog steeds op zoek zijn naar de meest efficiënte manier van samenwerken.

Zowel een organisatorische als een culturele verandering

De uitrol van dit project brengt niet alleen een organisatorische-, maar ook een cultuurverandering met zich mee. Het vraagt tijd om nieuwe afspraken te maken, oude gewoonten los te laten en een gemeenschappelijke werkwijze te vinden. Maar dankzij het project zijn we ook beetje bij beetje gaan zien welke voordelen dit soort samenwerking biedt: een betere uitwisseling van expertise, meer samenhang en een sterker regionaal netwerk.

De eerste resultaten lieten niet lang op zich wachten:

  • We hebben onze verwerkingstermijnen aanzienlijk verkort;
  • We hebben onze bereikbaarheid verbeterd;
  • En we hebben de verwerking van dossiers naar een hoger niveau getild.

Genoeg redenen om het vertrouwen van iedereen in deze nieuwe organisatie te versterken!

Er is nog werk aan de winkel om het volledige potentieel van deze nieuwe structuur te benutten, maar we bouwen nu voort op een solide basis door onze samenwerking voortdurend te versterken, het delen van goede praktijken aan te moedigen en altijd in gedachten te houden dat we alleen sneller gaan, maar dat we samen verder komen.

Joske Bruyneel en Jennifer Demolder – ORG

 
 
 
 
Joske Bruyneel
 
Jennifer Demolder

“Het geeft veel motivatie en voldoening om te zien dat onze resultaten in de regio verbeteren. En dat allemaal dankzij voortdurende aanpassing, onderlinge hulp, samenwerking, teamspirit en het engagement van ons allemaal. Samen hebben we een nieuwe methode geïntroduceerd die de kwaliteit van ons werk verbetert.”

Valérie Bottin – HVW Verviers, regio Luik

 

 

“Sinds de opstart van de regiowerking West-Vlaanderen verloopt de taakverdeling een stuk vlotter. Wanneer collega’s ziek vallen, kunnen taken sneller worden opgevangen en herverdeeld.

Door de nauwere samenwerking wordt kennis gemakkelijker uitgewisseld. Bij moeilijke dossiers hebben we meer mogelijkheden om samen te overleggen, waardoor deze efficiënter opgelost geraken. Alle medewerkers werken nauw samen en springen bij waar nodig om de vier kantoren optimaal te ondersteunen.

Daarnaast merken we dat het team West-Vlaanderen steeds meer en meer samenhang vertoont. De nieuwjaarsreceptie heeft bijgedragen aan een betere onderlinge kennismaking en versterkte de teamspirit. Ook de aankomende teambuildingsactiviteiten zullen deze positieve dynamiek verder ondersteunen en de samenwerking nog versterken.”

Alison Duhan – HVW Kortrijk, regio West-Vlaanderen

“Hoewel ik in het begin een beetje bezorgd was omdat ik wist dat elk kantoor zijn eigen manier van werken had, merkte ik al snel dat we door samen te werken elkaars sterke punten optimaal konden benutten en eventuele zwakke punten konden compenseren. Deze nieuwe structuur zorgt ervoor dat dossiers sneller kunnen worden verwerkt en dat stress wordt verminderd, terwijl de nadruk wordt gelegd op wederzijdse ondersteuning en samenwerking.”

Manon Ancart – HVW Nijvel, regio Waals-Brabant

“In het afgelopen jaar werden binnen de regio verschillende projecten succesvol gerealiseerd. Door het afstemmen van een uniforme werkwijze, met blijvende aandacht voor de eigenheid van elk kantoor, werd de samenwerking binnen de regio verder versterkt.

De centralisatie van de indiening van alle betalingsdocumenten (C10-dossiers) in Oost-Vlaanderen creëerde extra ruimte voor de medewerkers van Toelaatbaarheid en Vergoedbaarheid om hun dagelijkse werking efficiënter te organiseren. Voor het scanningsteam betekende dit een uitbreiding van de opdracht, met de verantwoordelijkheid voor het klassement en het tijdig indienen van correcte dossiers voor de volledige regio Oost-Vlaanderen bij de RVA.

De dagelijkse operationele uitdagingen blijven een belangrijke stimulans om blijvend in te zetten op kwaliteit. De nieuwe regelgeving rond de beperking van de werkloosheid in tijd heeft een aanzienlijke impact op de werking en vraagt flexibiliteit en voortdurende bijsturing.

Dankzij duidelijke rollen en gedeelde verantwoordelijkheden is het team Oost-Vlaanderen goed geplaatst om deze uitdagingen aan te gaan en de dienstverlening in de komende jaren verder te versterken.”

Sandra Van Huffel – HVW regio Oost-Vlaanderen